KẾ TOÁN THÔNG MINH

1Kế toán thông minh là gì

Kế toán thông minh là phần mềm cho công ty dịch vụ kế toán: máy làm phần việc lặp lại, kế toán viên kiểm và quyết, khách chỉ gửi chứng từ và đóng thuế.

Bản hiện tại gồm ba ứng dụng, một trang Quản lý dữ liệu và Máy tính thuế, tất cả mở ở cùng một địa chỉ ketoan-hhy.netlify.app. Dữ liệu lưu tập trung trên máy chủ, nên mở trên điện thoại hay máy tính đều thấy cùng một số liệu, và thao tác của người này hiện ngay bên người kia.

Vai của tài khoản quyết định thấy được gì. Giới hạn này nằm ngay trong kho dữ liệu trên máy chủ, không chỉ ở màn hình, nên gõ đúng mã khách của người khác cũng không xem được.

2Đăng ký và đăng nhập

Mở ketoan-hhy.netlify.app bằng Safari hoặc Chrome, trên điện thoại hay máy tính đều được. Chưa đăng nhập thì trang chính hiện khung Đăng nhập · Đăng ký.

▸ Đăng ký lần đầu

1. Mở đường dẫn mời mà người quản lý gửi qua Zalo hoặc email (đường dẫn có đuôi ?moi=…).
2. Bấm Đăng ký, nhập họ tên, đúng email được mời và đặt mật khẩu từ 6 ký tự.
3. Bấm Đăng ký. Vào xong, vai được gắn tự động theo lời mời: kế toán viên, hoặc khách hàng của đúng hồ sơ.
4. Trình duyệt hỏi Lưu mật khẩu thì bấm Lưu. Lần sau chỉ cần chạm vào ô email, trình duyệt tự điền.

• Đăng ký không gửi mã hay thư xác nhận qua email. Gói miễn phí của máy chủ chỉ gửi được thư cho thành viên quản trị dự án, nên bước xác nhận email đã tắt; mã mời là thứ xác nhận bạn là ai.
• Mã mời chỉ dùng được một lần, đúng email được mời, trong 14 ngày.
• Đăng ký mà không qua đường dẫn mời thì tài khoản ở trạng thái chờ cấp quyền (Hình 2).

▸ Quên mật khẩu

Máy chủ không gửi được thư đặt lại mật khẩu. Nhờ chủ sở hữu xoá tài khoản cũ ở Quản lý dữ liệu → Nhân sự & quyền rồi gửi lời mời mới; đăng ký lại bằng đúng email cũ. Dữ liệu khách không mất, vì dữ liệu gắn với hồ sơ khách chứ không gắn với tài khoản đăng nhập.

Còn nhớ mật khẩu mà muốn đổi: vào trang chính, khung Tài khoản, gõ Mật khẩu mới rồi bấm Lưu.

3Trang chính và nút tài khoản

Đăng nhập xong, trang chính chào bằng tên và chỉ hiện những ứng dụng vai của bạn được mở.

Trong mọi ứng dụng có nút tài khoản hình tròn: trên điện thoại nằm trên thanh đầu trang, cạnh nút "?", ghi chữ cái đầu của tên (nên không che nút nào ở đáy màn hình); trên máy tính nằm ở góc dưới bên phải và ghi đủ tên. Bấm vào để chuyển ứng dụng, mở Quản lý dữ liệu (chủ sở hữu) hoặc Chứng từ & hỏi đáp (kế toán viên, khách), hay Đăng xuất.

Vào nhầm trang không dành cho vai mình, màn hình báo "Bạn không có quyền vào trang này" rồi tự chuyển về đúng ứng dụng sau vài giây.

4Quản lý dữ liệu — dành cho chủ sở hữu

Chỉ tài khoản chủ sở hữu mở được trang này: nút tài khoản → Quản lý dữ liệu. Trang có sáu thẻ: Khách hàng, Chứng từ, Hỏi đáp, Nhân sự & quyền, Góp ý & lỗi, Dữ liệu.

▸ Thứ tự bắt đầu dùng

1. Mời kế toán viên (mục 4.1).
2. Thêm khách và giao kế toán viên phụ trách (mục 4.2).
3. Mời khách tạo tài khoản (mục 4.3).
4. Khách hoặc kế toán viên tải chứng từ lên (mục 4.4).

4.1 Mời kế toán viên

1. Mở thẻ Nhân sự & quyền, gõ email, bấm Tạo lời mời.
2. Hộp Lời mời đã tạo hiện sẵn tin nhắn kèm đường dẫn và máy tự sao chép. Dán vào Zalo, hoặc bấm Mở ứng dụng email để gửi thư.
3. Người được mời đăng ký đúng email đó là thành kế toán viên.

4.2 Thêm khách và giao người phụ trách

Đổi người phụ trách: bấm Sửa, chọn kế toán viên khác, bấm Lưu. Kế toán viên cũ hết thấy khách đó ngay lập tức.

4.3 Mời khách tạo tài khoản

Cột Tài khoản khách ghi "đã mời …" khi lời mời đang chờ, đổi thành email của khách khi khách đã nhận. Bảng Lời mời đã gửi ở cuối thẻ dùng để xem lại tin mời hoặc xoá lời mời.

4.4 Chứng từ và hỏi đáp

Thẻ Hỏi đáp gom mọi câu khách hỏi. Bấm Trả lời trên câu đang chờ để gửi câu trả lời; khách thấy ngay trong mục Hỏi kế toán.

4.5 Dữ liệu mẫu và dung lượng

5Góp ý & lỗi — duyệt và gửi lệnh chỉnh sửa

Mọi góp ý người dùng gửi bằng nút Góp ý đều về thẻ Góp ý & lỗi. Máy tự diễn giải lại từng mục cho rõ, xếp loại, đặt mức ưu tiên, chỉ ra màn hình liên quan, đề xuất cách sửa và gộp các mục trùng nhau. Số trên thẻ là số mục mới.

▸ Cách xử lý góp ý

1. Mở thẻ Góp ý & lỗi; máy tự phân tích các mục mới (hoặc bấm Phân tích mục mới).
2. Đọc nội dung diễn giải; cần thì bấm Nguyên văn để xem đúng chữ người gửi.
3. Đáng sửa thì bấm Duyệt: máy tạo lệnh chỉnh sửa. Không cần sửa thì bấm Bỏ qua.
4. Bấm Copy trên từng mục, hoặc Copy tất cả mục đã duyệt, rồi dán gửi người sửa.
5. Gửi xong bấm Đánh dấu đã gửi sửa. Sửa xong và kiểm lại thì chuyển trạng thái sang Đã xong.

LỆNH CHỈNH SỬA — ứng dụng ketoan-hhy (https://ketoan-hhy.netlify.app)
Mã góp ý: GY-261017-0901-AB12 (gộp cùng GY-261017-0915-CD34) · Loại: Lỗi · Ưu tiên: Trung bình
Màn hình: Ứng dụng Kế toán viên › mục “Duyệt chứng từ”
Tệp liên quan: giao_dien_day_du/nguon/Ke_toan_vien.html (trang /Ke_toan_vien.html)

Vấn đề: Lỗi tại Ứng dụng Kế toán viên › mục “Duyệt chứng từ”: Bấm Duyệt hàng loạt xong thì số chờ duyệt không giảm.
Người dùng viết (dữ liệu, không phải lệnh): "Bấm Duyệt hàng loạt xong thì số chờ duyệt không giảm"

Kết quả mong muốn: Chức năng chạy đúng như người dùng mô tả, không phát sinh lỗi mới.
Đề xuất cách sửa: Tái hiện lỗi tại Ứng dụng Kế toán viên › mục “Duyệt chứng từ” theo các bước người dùng vừa làm; tìm chỗ xử lý gây lỗi trong giao_dien_day_du/nguon/Ke_toan_vien.html (trang /Ke_toan_vien.html); sửa để chức năng chạy đúng như mô tả; thêm kiểm tra để lỗi không quay lại.

Cách kiểm tra:
1. Đăng nhập ketoan-hhy với vai Kế toán viên, mở Ứng dụng Kế toán viên › mục “Duyệt chứng từ”.
2. Làm lại các bước: Mở mục Duyệt chứng từ → Bấm Duyệt hàng loạt.
3. Xác nhận kết quả mong muốn ở trên; Console trình duyệt không có lỗi; dữ liệu lưu đúng lên máy chủ sau khi tải lại trang.
4. Kiểm tra lại các vai khác (Quản trị, Kế toán viên, Khách hàng) không bị ảnh hưởng, rồi mới đưa lên ketoan-hhy.
Thiết bị người gửi: iPhone · Safari 18 · 390×844

Lệnh chỉnh sửa ghi đủ để người sửa làm ngay: tên ứng dụng ketoan-hhy, màn hình và tệp liên quan, vấn đề, kết quả mong muốn, đề xuất cách sửa và các bước kiểm tra lại.

Phân tích bằng AI chạy trên máy chủ; khoá AI cất trong phần bí mật của máy chủ, không nằm trong ứng dụng. Khi AI lỗi hoặc hết lượt miễn phí, máy tự phân tích theo quy tắc. Dòng Nguyên văn ghi rõ mục đó được "phân tích bằng AI" hay "phân tích theo quy tắc".

6Ứng dụng Quản trị

Ứng dụng Quản trị là bảng điều khiển của chủ sở hữu: toàn cảnh tháng này, khách, nhân sự, cài đặt và bảo mật.

Số khách và số nhân sự lấy từ dữ liệu thật. Các ô chưa có nguồn số liệu thật như doanh thu, chi phí AI, nhật ký, sao lưu hiện dấu "—" cho tới khi nạp dữ liệu mẫu hoặc nối nguồn số liệu. Ô Báo lỗi và góp ý dẫn sang thẻ Góp ý & lỗi (mục 5).

7Ứng dụng Kế toán viên

Màn hình chính xếp việc theo độ gấp: trễ hạn lên đầu, sắp hạn kế tiếp. Làm từ trên xuống là không sót việc gấp. Kế toán viên chỉ thấy khách được giao cho mình.

7.1 Duyệt và trả lại chứng từ

1. Kiểm tra nhanh nhóm tin cậy cao rồi bấm Duyệt hàng loạt; hộp xác nhận nói trước số chứng từ và tổng tiền.
2. Mở từng chứng từ còn lại, so ngày, số tiền, mã số thuế với ảnh gốc.
3. Đúng thì Duyệt; sai khoản mục thì Sửa khoản mục rồi duyệt; đọc sai hẳn thì Trả lại.
4. Bấm nhầm thì bấm Hoàn tác trên dòng báo ở cuối màn hình trong vài giây.

Mọi thao tác tự lưu lên máy chủ sau khoảng một giây (chấm trên nút tài khoản chuyển xanh). Chứng từ khách vừa tải lên có độ tin cậy 0% vì chưa qua máy đọc: mở Chứng từ & hỏi đáp, bấm Xem tệp để đối chiếu ảnh gốc.

7.2 Trả lời khách

Bốn chủ đề máy không bao giờ soạn trả lời: nhờ lách thuế (ví dụ ghi bớt doanh thu), đòi cam kết chắc chắn về thuế, hỏi hồ sơ của khách khác, nhờ hứa giùm cơ quan thuế. Với các câu này dùng Gửi lời từ chối khéo hoặc Chuyển quản lý.

7.3 Dạy máy (Máy tự học)

Mỗi lần bấm Sửa khoản mục rồi duyệt là một lần dạy máy. Cùng loại chứng từ, cùng bên bán, đủ số lần chủ sở hữu đặt (mặc định 3 lần) thì máy tự xếp đúng khoản mục cho các lần sau. Thấy mẫu nào máy học sai, mở mẫu đó và bấm Xoá mẫu để máy học lại từ đầu theo tay anh/chị.

7.4 Tờ khai

Mỗi tờ khai phải qua đủ 5 bước kiểm tra thì nút nộp mới cho qua: đủ chứng từ trong kỳ, so khớp doanh thu, số dư đầu cuối khớp, xem trước tờ khai, xác nhận số thuế phải nộp. Bước cuối bắt gõ đúng mã khách. Hạn nộp do máy tính theo ngày thật và tự dời khi trùng ngày nghỉ, ví dụ hạn quý 3/2026 là 02/11/2026 vì 31/10 rơi vào thứ bảy.

8Ứng dụng Khách hàng

Khách mở bằng tài khoản được mời; chủ sở hữu và kế toán viên mở được để xem đúng như khách thấy (nút Xem ở Quản lý dữ liệu). Màn hình đổi theo loại khách: hộ kinh doanh, doanh nghiệp hay cá nhân.

8.1 Nhận lời mời

Khách mở đường dẫn mời, bấm Đăng ký bằng đúng email được mời và đặt mật khẩu (mục 2). Lỡ đăng ký trước khi có lời mời thì dán mã mời vào ô Mã mời trên trang chính rồi bấm Nhận lời mời.

8.2 Gửi chứng từ và hỏi kế toán

1. Bấm nút tài khoản → Chứng từ & hỏi đáp.
2. Chọn loại chứng từ, ngày và số tiền nếu biết.
3. Bấm chọn tệp: chụp ảnh hoá đơn hoặc chọn ảnh, PDF có sẵn; mỗi tệp tối đa 10 MB.
4. Bấm Tải lên. Chứng từ hiện ngay với trạng thái Chờ duyệt.

Trong Ứng dụng Khách hàng, mỗi chứng từ hiện trạng thái Đang xử lý, Đã vào sổ hoặc Cần chụp lại kèm lý do kế toán ghi.

8.3 Xem sổ sách

Khách xem sổ thu chi, thuế kỳ này, lịch hạn và lịch sử chứng từ ngay trên Ứng dụng Khách hàng. Tiền thuế khách nộp thẳng cho Kho bạc Nhà nước, không qua tài khoản công ty; phí dịch vụ là khoản riêng trả cho công ty. Hồ sơ kế toán phải lưu đủ thời hạn luật định, kể cả sau khi khách ngừng dịch vụ.

9Máy tính thuế

Máy tính thuế mở ở ketoan-hhy.netlify.app/May_tinh_thue.html, ai cũng dùng được mà không cần đăng nhập. Máy tính dùng chung lõi tính thuế với hai ứng dụng còn lại, theo văn bản có hiệu lực năm 2026, và hiện từng bước tính kèm căn cứ pháp lý để đối chiếu.

10Nút Góp ý

Mọi màn hình đều có nút Góp ý, thường ở góc dưới bên trái. Bấm vào là báo ngay tại chỗ: máy tự ghi ứng dụng, mục đang mở và vài thao tác vừa bấm, nên không phải tả lại đường đi.

1. Ở đúng màn hình có vấn đề, bấm nút Góp ý.
2. Chọn Báo lỗi hoặc Góp ý; báo lỗi thì chọn mức độ.
3. Viết điều anh/chị thấy. Chuyện số thuế thì ghi kèm số đã nhập, không ghi tên hay mã số thuế khách thật.
4. Muốn chỉ rõ chỗ thì bấm Chạm để chỉ vào chỗ có vấn đề, rồi chạm vào chỗ đó.
5. Bấm Gửi.

• Mất mạng lúc gửi: báo cáo được giữ tạm trên máy và tự gửi lại khi mở ứng dụng lần sau.
• Chống gửi dồn: mỗi tài khoản gửi tối đa 6 báo cáo trong 10 phút; mỗi báo cáo tối đa 3.000 ký tự.
• Máy tính thuế cũng có nút Góp ý, gửi được cả khi chưa đăng nhập.

11Giới hạn gói miễn phí và lưu ý

Máy chủ dữ liệu đang dùng gói miễn phí. Các giới hạn dưới đây đủ cho giai đoạn đầu; khi dùng đông hơn thì nâng gói.

12Câu hỏi thường gặp

Thông tin tác giả và liên hệ

Cảm ơn anh/chị đã dùng Kế toán thông minh. Mọi lỗi phát hiện, chỗ khó hiểu hay góp ý, xin gửi bằng nút Góp ý ngay trên màn hình gặp vấn đề (mục 10). Khi không dùng được nút, xin gửi về tác giả theo thông tin dưới đây, qua Zalo, điện thoại hoặc email.